Подтвердить что ты не робот

Как включить значение столбца версии sharepoint в текстовом документе?

Я пытаюсь найти способ отображения содержимого столбца версии из SharePoint (т.е. значение, которое изменяется при каждом проверке файла) в качестве поля (или чего-то подобного) внутри документа Word.

В идеале, я хотел бы знать, как настроить SharePoint, чтобы я мог щелкнуть что-то вроде "Вставить > Быстрые части > Свойства документa > Версия", и в него будет включена версия в документе. Цель состоит в том, чтобы облегчить кому-то сопоставление печатной версии документа с историей версий SharePoint.

Мне удалось добавить редактируемые текстовые столбцы в тип содержимого документа и показать их как быстродействующие элементы документа. Мне также удалось добавить вычисляемый столбец, который получает версию в виде текстовой строки... однако этот вычисленный столбец не отображается в Word как свойство документа. (Возможно, мне не хватает настройки в вычисленном столбце)

4b9b3361

ОТВЕТЫ

Ответ 1

Это один из способов получить версию в вашем документе, это немного больно, чтобы заставить ее работать...

  • Включить версии и типы содержимого в вашей библиотеке документов.
  • Перейдите в настройки библиотеки документов и выберите типы содержимого, в которых должна отображаться версия.
  • Выберите параметры политики управления информацией в меню типа содержимого.
  • Выберите определение политики и нажмите.
  • Установите флажок "Включить ярлык"
  • Не проверяйте два других блока в разделе "Ярлыки".

  • В поле "Формат метки" введите поля метаданных в следующем формате:

     Version : {Version} \n

  • Установите внешний вид ярлыка и нажмите на предварительный просмотр.

  • Нажмите в нижней части страницы.
  • Вернитесь в библиотеку и создайте новый документ, используя измененный тип содержимого.
  • Сохраните файл как формат Word 2007.
  • Выберите вкладку вставки
  • Выберите "Быстрые детали" в меню "Лента" и наведите указатель на свойство документа
  • Выберите "Метка" в списке свойств
  • Это должно отображать метаданные, определенные в вашей метке, в качестве поля в вашем текстовом документе. Поле будет автоматически обновляться при следующем открытии документа.
  • Сохранить.

Ответ 2

Для этого требуется настроить как SharePoint, так и документ Word.

ДЛЯ КОНФИГУРАЦИИ БАЗОВОЙ ДОКУМЕНТЫ SHAREPOINT:

  • Перейдите в библиотеку документов, где вы планируете хранить документы, контролируемые версией.
  • Нажмите "Настройки" > "Настройки библиотеки документов"
  • Нажмите "Настройки настройки" и убедитесь, что у вас есть "создание основных версий" или "создание основных и второстепенных версий".
  • Нажмите "ОК" .
  • Нажмите "Параметры политики управления информацией".
  • Если ваша библиотека может обрабатывать несколько типов контента, вы увидите их список. Нажмите "Документ". Если он может обрабатывать только один тип контента, пропустите этот шаг.
  • Выберите "Определить политику..." и нажмите "ОК" .
  • Установите флажок "Включить ярлыки", но не проверяйте ни один из двух других полей в этом разделе.
  • Введите {Version} в поле "Формат метки".
  • (Необязательно) Вы можете отформатировать метку версии.
  • Нажмите кнопку "Обновить", чтобы просмотреть предварительный просмотр своей метки версии. Он скажет что-то вроде {_UIVersionString}
  • Когда вы удовлетворены появлением ярлыка, нажмите "ОК" .
  • Чтобы вернуться в вашу библиотеку документов, щелкните по имени библиотеки документов в цепочке поиска в верхней части страницы.

ДЛЯ КОНФИГУРАЦИИ ДОКУМЕНТА WORD WORD:

  • Либо создайте новый документ в библиотеке, либо загрузите его.
  • Откройте документ и отредактируйте его.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы отображалась метка версии.
  • Перейдите в раздел "Вставка" > "Быстрые детали" > "Свойство документа" > "Метка"
  • В документе появится метка версии "{_UIVersionString}".
  • Сохраните документ (и выберите, какая должна быть следующая версия). Вы все настроены!
  • Если вы хотите протестировать его, закройте документ и снова его откройте. Обновленная версия автоматически появится там, где вы поместили метку версии.

Эти инструкции были основаны на ответе Эрвина.

Ответ 3

Я следовал инструкциям Рэйчел, и они отлично работали. Однако захват этого обновления версии в документе создает проблему, если вы хотите делать электронные подписи. Например, если ваша версия 1,6, и вы решили, что это та, которую люди подписывают; вы обнаружите, что при их подписании документ будет сохранен как версия 1.7. Когда вы снова откроете документ, версия 1.7 не будет соответствовать разрешенной версии 1.6, и вам сообщают, что все подписи недопустимы.

Ответ 4

ВАЖНО: В SP2010 вы не можете сохранять в качестве шаблона сайта, когда ярлыки включены в библиотеке документов в соответствии с параметрами политики управления информацией. Библиотека документов будет повреждена, и даже если мы отключим политику, функция сохранения как шаблона сайта будет по-прежнему нарушена. Единственный вариант, похоже, состоит в том, чтобы навсегда удалить и перестроить список.

Ответ 5

Поле RevNum, о котором я думаю, относится к jaloplo, не совпадает с номером версии документа SharePoint. Он обновляется каждый раз, когда вы сохраняете документ, но, похоже, сохраняет свою собственную систему нумерации версий, коррелированную с (но не зависящей от) системой нумерации версий SharePoint.

Ответ 6

Попробуйте создать вычисляемое поле в настраиваемом типе содержимого. Поле может быть равно Версии. Это даст вам возможность добавить его в качестве свойства в документе. Это хорошо работает с документами Office 2007.

После создания настраиваемого типа контента вы создаете новый документ на основе типа содержимого. После создания документа вы можете извлечь панель информации о документе и сохранить ее. Это форма информационного пути, поэтому вы можете настроить его при необходимости и загрузить настроенную панель в тип содержимого.

Ответ 7

Ответ Эрвина на месте, но я хотел оставить это на случай, если кто-то столкнется с тем же вопросом, что и я. Если вы попытаетесь установить метку для версии в типе содержимого семейства сайтов, а не на уровне библиотеки документов, вы получите сообщение об ошибке "Ссылка на ярлык, версия, не найдена". при просмотре или сохранении информационной политики. Кроме того, вам не удастся сохранить политику на уровне библиотеки документов, если вы ранее определили ее на уровне контента контента семейства сайтов. Он должен быть установлен на "Нет" в типе содержимого семейства сайтов. Вероятно, должно было быть очевидно для меня с самого начала, но это не так, и, возможно, это поможет кому-то еще по очереди.

Ответ 8

Все столбцы библиотеки документов являются свойствами документа для документа Word. Чтобы взять версию документа, вам нужно показать свойства документа, а затем выбрать "расширенные свойства". В этот момент вы увидите окно свойств классического документа, и на последней вкладке вы увидите свойство "Версия".

Итак, вы можете добавить значение этого свойства в свой документ в нужное место, например нижний колонтитул.